Eksport og import af data i MS CRM 2011 er blevet forbedret, på en række punkter, i forhold til tidligere versioner. En af de klare forbedringer er muligheden for at eksportere og importere data i XML-format. I dette indlæg skal vi kigge på nogle af forbedringerne.

Eksport af data

Som i tidligere versioner af MS CRM kan man eksportere data, men i MS CRM 2011 kan man nu eksportere data i XML-format, og endda indikere at dataene skal importeres igen. Efterfølgende skal data eksporteres ved brug af en guide.

1. Naviger til den visning, der indeholder de data der skal eksporteres.
   Bemærk: Dataene bliver eksporteret med de kolonner der er synlige i den anvendte visning. Benyt evt. Avanceret søg til at tilrette den ønskede visning.
2. Klik på knappen Eksporter til Excel.
3. Vælg de ønskede indstillinger og klik på knappen Eksporter.
   Bemærk: Afkrydsningsfeltet”Gør disse data tilgængelige for reimport…”
    
   
    
   Bemærk: Dataene eksporteres automatisk i XML-format.
    
    

Arbejde med de eksporterede data

Når man åbner de eksporterede data i Microsoft Excel ser man f.eks. følgende:

Data præsenteres, i Excel, med visning af datatype, feltlængder, lister og beskrivelse...altså lige til at gå til.

Læg mærke til hvilke kolonner der er vist og hvilke der er skjulte:

• Kolonnerne A, B og C indeholder unikke ID-numre og kontrolværdier.
• Kolonne I indeholder værdier for Primære kontaktperson (kolonne J).
• Kolonnerne K indeholder værdier for listen i kolonne J.
• Kolonnerne A, B, C og D er skrivebeskyttet.

Bemærk: Man skal selvsagt ikke ændre værdierne i de skjulte kolonner. Hvis man ændre dataene vil importen fejle.
  
 

Import af data

Import af data tilbyder de samme muligheder som kendt i tidligere versioner. Dog er det blevet en hel del lettere med XML-formatet. Hvis man benytter denne teknik er proceduren således:

1. Klik på knappen Importér data og vælg Importér data.
    
   
2. Benyt knappen Browse til at markere data til importen. Klik derefter på knappen Næste.
3. I dialogboksen Guiden Importér data kan man indikere om man vil tillade dubletter samt indikere hvem der skal indstilles soim ejer af de importerede poster. Slut af med at klikke på knappen Send.
    
   
    
   Bemærk: Som dialogboksen indikerer vil eksisterende poster blive opdateret med ændrede data. Man kan således bruge eksport/import-muligheden til at vaske sine data.
    
    
4. I den sidste dialogboks klikke på knappen Udfør.
    
   
    
    

Bemærkninger

Hvis man, i MS CRM, ændrer data som er eksporterer kan disse ikke importeres. Man vil se fejlmeddelelsen "Du kan ikke importere data til denne post, fordi posten er blevet opdateret i Microsoft Dynamics CRM, efter af den er eksporteret", i importjobbet.

I dialogboksen Guiden Importér data kan angive hvem der skal eje de importerede poster. Ejerskabet vil kun gennemføres på nye poster. Eksisterende poster beholder sin oprindelige ejer.