Eksport/Import af data i MS CRM 2011

Eksport og import af data i MS CRM 2011 er blevet forbedret, på en række punkter, i forhold til tidligere versioner. En af de klare forbedringer er muligheden for at eksportere og importere data i XML-format. I dette indlæg skal vi kigge på nogle af forbedringerne.

Eksport af data

Som i tidligere versioner af MS CRM kan man eksportere data, men i MS CRM 2011 kan man nu eksportere data i XML-format, og endda indikere at dataene skal importeres igen. Efterfølgende skal data eksporteres ved brug af en guide.

  1. Naviger til den visning, der indeholder de data der skal eksporteres.
    Bemærk: Dataene bliver eksporteret med de kolonner der er synlige i den anvendte visning. Benyt evt. Avanceret søg til at tilrette den ønskede visning.
  2. Klik på knappen Eksporter til Excel.
  3. Vælg de ønskede indstillinger og klik på knappen Eksporter.
    Bemærk: Afkrydsningsfeltet ”Gør disse data tilgængelige for reimport…”
     

     
    Bemærk: Dataene eksporteres automatisk i XML-format.
     
     

Arbejde med de eksporterede data

Når man åbner de eksporterede data i Microsoft Excel ser man f.eks. følgende:

Data præsenteres, i Excel, med visning af datatype, feltlængder, lister og beskrivelse...altså lige til at gå til.

Læg mærke til hvilke kolonner der er vist og hvilke der er skjulte:

  • Kolonnerne A, B og C indeholder unikke ID-numre og kontrolværdier.
  • Kolonne I indeholder værdier for Primære kontaktperson (kolonne J).
  • Kolonnerne K indeholder værdier for listen i kolonne J.
  • Kolonnerne A, B, C og D er skrivebeskyttet.

Bemærk: Man skal selvsagt ikke ændre værdierne i de skjulte kolonner. Hvis man ændre dataene vil importen fejle.
  
 

Import af data

Import af data tilbyder de samme muligheder som kendt i tidligere versioner. Dog er det blevet en hel del lettere med XML-formatet. Hvis man benytter denne teknik er proceduren således:

  1. Klik på knappen Importér data og vælg Importér data.
     
  2. Benyt knappen Browse til at markere data til importen. Klik derefter på knappen Næste.
  3. I dialogboksen Guiden Importér data kan man indikere om man vil tillade dubletter samt indikere hvem der skal indstilles soim ejer af de importerede poster. Slut af med at klikke på knappen Send.
     

     
    Bemærk: Som dialogboksen indikerer vil eksisterende poster blive opdateret med ændrede data. Man kan således bruge eksport/import-muligheden til at vaske sine data.
     
     
  4. I den sidste dialogboks klikke på knappen Udfør.
     

     
     

Bemærkninger

Hvis man, i MS CRM, ændrer data som er eksporterer kan disse ikke importeres. Man vil se fejlmeddelelsen "Du kan ikke importere data til denne post, fordi posten er blevet opdateret i Microsoft Dynamics CRM, efter af den er eksporteret", i importjobbet.

I dialogboksen Guiden Importér data kan angive hvem der skal eje de importerede poster. Ejerskabet vil kun gennemføres på nye poster. Eksisterende poster beholder sin oprindelige ejer.

Bliv medlem af CRMUG DK

De regionale afdelinger i CRMUG giver mulighed for a mødes med andre medlemmer af CRMUG i dit lokalområde. Hermed får du mulighed for at mødes ansigt til ansigt og vidensdele med andre brugere af Microsoft Dynamics CRM i dit område.

Læs mere den Danske afdeling af CRMUG...

Om Henrik Jensen

Jeg har altid fingeren på pulsen når det drejer sig om Microsofts produkter & teknologier, og især når det handler om Microsoft Dynamics CRM.

Henrik Jensen

Jeg har arbejdet professionelt i IT-branchen mere end 25 års, deraf mere end 18 år med CRM-systemer, og samtidig indehaver af mere end 50 Microsoft-certificeringer.

Mobil: +45 20 300 300
E-mail: hj@easyconsult.dk

EASYConsult ApS

Læs mere...

Downloads, værktøjer, installation og JScript

Downloade komponenter til MS CRM:
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Liste over Opdateringspakker (Rollups):
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016
    • Microsoft Dynamics 365

Ikoner:
    • Icons8

Krav og opsætninger til installation:
    • Krav og opsætninger MS CRM 2011
    • Krav og opsætninger MS CRM 2013
    • Krav og opsætninger MS CRM 2015
    • Krav og opsætninger MS CRM 2016
    • Krav og opsætninger Dynamics 365

JScript eksempelkode:
    • Javascript API-reference
    • Javascript eksempelkode

Diverse værktøjer:
    • Liste med værktøjer til MS CRM
    • Sysinternals
    • PowerShell og MS CRM 2011

Visual Studio, SSIS og Kingswaysoft
    • Visual Studio 2017
    • Dataværktøjer (SSIS) 2017
    • Kingswaysoft
    • SSIS Navnekonventioner

Månedsliste

Forbehold

Alt hvad du læser på denne blog er alene udtryk for mine egne holdninger og meninger, og kan ikke henføres til andet end som så.

De løsninger jeg fremstiller på denne blog er ikke nødvendigvis testet i et driftsmiljø. Hvis du gør brug af mine løsninger er det på eget ansvar.