Når man har oprettet en e-mail-aktivitet i MS CRM og klikker på knappen Send, for at sende e-mail'en, kan denne e-mail håndteres på forskellig vis. Dette afhængig af hvilke opsætninger den enkelte bruger er indstillet til i MS CRM.
E-mail kan håndteres via Outlook eller direkte via MS CRM...men hverken Outlook eller MS CRM kan gennemføre den fysiske håndtering af e-mail'en. Dette klares af en postserver (Microsoft Exchange Server eller andet mailsystem).
Grundlæggende om E-mail i MS CRM
Lad det være sagt med det samme: MS CRM kan IKKE hverken modtage eller afsende e-mail. Der kræves et E-mail-system for at udføre disse opgaver.
Når man sender e-mail fra MS CRM foregår det ofte på følgende måde:
De forskellige trin omfatter:
- Brugeren opretter en e-mail-aktivitet, i MS CRM, og klikker på knappen Send. E-mail’en lagres i MS CRM, med brugeren som afsender.
- E-mail’en synkroniseres til brugerens Outlook.
- Brugerens Outlook sende e-mail’en til Postserveren (Microsoft Exchange).
- Postserveren (Microsoft Exchange) sender e-mail’en, via Internettet.
- Modtageren modtager e-mail’en via Internettet.
Sende e-mail via E-mail Router-software
Hvis man ønsker at være uafhængig af Outlook, og derved kunne sende e-mail direkte fra MS CRM uden brug af Outlook, kan dette lade sig gøre ved at installere og konfigurere en E-mail Router.
E-mail Router er gratis software, som følger med MS CRM. Softwaren kan installeres på en hvilken som helst server, der har adgang til en Postserver (Exchange Server eller anden form for postsystem (POP3/SMTP)) samt MS CRM.
Når man sender e-mail fra MS CRM, ved benyttelse af en E-mail Router, foregår det på følgende måde:
De forskellige trin omfatter:
- Brugeren opretter en e-mail-aktivitet, i MS CRM, og klikker på knappen Send. E-mail’en lagres i MS CRM, med brugeren som afsender.
- E-mail’en sendes til E-mail Routeren.
- E-mail Routeren sende e-mail’en til Postserveren (Microsoft Exchange eller anden postsystem).
- Postserveren sender E-mail’en, via Internettet.
- Modtageren modtager e-mail’en via Internettet.
E-mail Indstillinger
Som nævnt tidligere kan MS CRM hverken sende eller modtage e-mails. Der kræves et e-mail-system til at håndtere dette. Hvilket system, der skal benyttes, kan man indstille på brugeren i MS CRM.
- I MS CRM vælges Arbejdsområde, Indstillinger, Brugere.
- Dobbeltklik på den ønskede bruger.
- I sektionen Konfiguration af e-mail adgang vælges den ønskede indstilling.
Konfiguration af e-mail-adgang
Der kan foretages følgende indstillinger vedrørende e-mail-system:
Indstillingerne har følgende betydning:
| Indstilling |
Funktion |
Betingelse |
| Ingen |
E-mailen sendes eller modtages ikke. |
Outlook kan ikke anvendes til afsendelse og modtagelse af e-mail, som har relation til MS CRM. |
| Microsoft Dynamics CRM til Microsoft Office Outlook |
E-mailen sendes og modtages med MS CRM til Outlook . |
Outlook er ansvarlig for afsendelse/modtagelse af e-mail.
Integration til MS CRM for Outlook skal være installeret og konfigureret
E-mails afsendes/modtages kun når Outlook er aktiv (åben) |
| E-mail Router |
E-mailen sendes og modtages med MS CRM E-mail Router. Hvis dette element vælges, vises dialogboksen Tillad legitimationsoplysninger. Marker afkrydsningsfeltet, hvis du ønsker, at der skal angives legitimationsoplysninger. |
E-mail Router-software er ansvarlig for afsendelse/modtagelse af e-mail. |
| Postkasse til videresendelse |
E-mailen videresendes fra en anden e-mail-adresse. |
E-mail Router-software er ansvarlig for afsendelse/modtagelse af e-mail. |