En af de ting, som oftest volder problemer i virksomheder, er synkroniseringen mellem MS CRM og Outlook...og det kan der være mange grunde til. I dette indlæg vil jeg komme ind på hvordan mange opsætter en Outlook-klient, hvad der sker - rent teknisk samt konsekvensen hermed.
Indledning
Hvis man skifter computer eller installerer MS CRM til Outlook på en anden computer vil man, højest tænkeligt, blive mødt med følgende besked:
Lad os lige kigge nærmere på hvad beskeden handler om:
- Du har allerede installeret Microsoft Dynamics CRM til Outlook på en anden computer.
Der er allerede opsat synkronisering på en anden computer. Teknisk set vil der blive oprettet tabeller - på MS CRM Serveren - som indeholder informationer om hvad og hvornår elementer er synkroniseret. Vi kigger på disse tabeller senere in dette indlæg.
- Der kan kun være én klientcomputer pr. bruger, der kan køre den automatiske proces, som masseopdaterer Outlook-elementer med Microsoft Dynamics CRM-data.
MS CRM kun kan håndtere synkronisering med én computer ad gangen.
Konsekvensen ved at gøre en anden computer til den primære synkroniseringsklient er, at der vil blive oprettet nye tabeller - på MS CRM Serveren - som har styr på hvad og hvornår elementer er synkroniseret. Det betyder således også, at tabeller, som var anvendt på den tidligere synkroniseringsklient sættes ud af kraft, og derved fylder unødigt på MS CRM Serveren.
- Klienten bør være den computer, der oftest bruges i onlinetilstand, f.eks. en stationær computer.
Denne sætning indikerer, at det ikke er særlig smart at gøre en anden computer til den primære synkroniseringsklient. Jamen det er jo ganske klart, da det jo vil betyde, at der bliver oprettet nye tabeller til synkronisering, og andre bliver overflødige, altså fylder unødigt på MS CRM Serveren.
- Hvis du vil vælge en anden synkroniseringsklient, skal du klikke på Indstillinger i menuen CRM og derefter klikke på fanen Synkronisering.
Denne sætning fortæller altså, at man kan skifte hvilken computer der er den primære synkroniseringsklient...med ovennævnte konsekvenser
Synkroniseringen...teknisk set
På SQL Serveren, i databasen <Organisation>_MSCRM er der en række tabeller til at håndtere synkroniseringen, disse er:
Tabellen SubscriptionClients
En overordnet tabel som indeholder informationer om de klienter, der er opsat til synkronisering. Bemærk kolonnen IsPrimaryClient, som identificerer om en klient er primær (True) synkroniseringsklient.
Tabellen Subscription
Tabellen indeholder bl.a. indeholder informationer om Brugeren (SystemUserId), Computer (MachineName), hvornår sidste synkronisering er gennemført (LastSyncStartedOn) samt navnet på synkroniseringstabel (SyncEntryTableName).
BEMÆRK! Brugeren med SystemUserID de723807-4... optræder flere gange, såvel på computere af samme navn som forskellige computere. Denne bruger har altså opsat synkronisering til forskellige computere og på samme computer, men højest tænkelig efter nyinstallation af Outlook-klienten. Der er altså her tale om unødvendige tabeller - og dermed data i databasen.
Tabellen SyncEntry_<GUID>
Tabellen SyncEntry_<GUID> er ofte meget stor. Tabellen indeholder alle de elementer (ObjectId), deres type (ObjectTypeCode) og synkroniseringsstatus (SyncState), der er synkroniseret mellem MS CRM og Outlook. SyncState kan antage følgende værdier:
0: Synkroniser elementet til Outlook
1: Elementet findes måske allerede i Outlook. Hvis ikke skal det synkroniseres
2: Hvis elementet findes i Outlook, skal det slettes
Hvis en Outlook-klient er indstillet til Online vil man have 2 SyncEntry-tabeller.
Hvis en Outlook-klient er indstillet til Offline vil man have 3 SyncEntry-tabeller.
Tabellen SubscriptionStatistics_<GUID>
Tabellen indeholder en overordnet betragtning, om hvilke objekter (ObjectTypeCode), der skal synkroniseres.
Hvis en Outlook-klient er indstillet til Online vil man have 2 SubscriptionStatistics-tabeller.
Hvis en Outlook-klient er indstillet til Offline vil man have 3 SubscriptionStatistics-tabeller.
Læs mere
Jeg har tidligere lavet indlæg om synkronisering, og der er også dokumentation på dette, så hermed links: